Osoby, które przebywają i pracują na terenie państwa objętego koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego i posiadają rodzinę w Polsce mają prawo ubiegać się o świadczenia rodzinne za granicą. Pierwszą czynnością, jaką należy wykonać, aby taki zasiłek otrzymać, jest złożenie wniosku w zagranicznym odpowiedniku polskiej instytucji, biorącej udział w koordynacji świadczeń. Dodatkowo instytucja zagraniczna poinformuje, jakie dokumenty powinny zostać dołączone do wniosku. W każdym przypadku należy przedstawić akt urodzenia dziecka/dzieci. Urzędy stanu cywilnego, mieszczące się w poszczególnych urzędach miast oraz gmin, wydają międzynarodowe akty urodzenia dzieci. Dokumenty te nie wymagają tłumaczenia na inne języki. Wszystkie zaświadczenia niezbędne do przyznania świadczeń rodzinnych są wolne od opłat.
Po złożeniu wniosku w instytucji zagranicznej przez zaineresowanego, instytucja ta wysyła do Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego formularze z serii E400 lub druki SED, celem ustalenia sytuacji rodzinnej i zawodowej wnioskodawcy.
Na terenie województwa wielkopolskiego Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu jest jedyną placówką, która zajmuje się weryfikowaniem danych w formularzach E401 oraz E411. Wojewoda potwierdza formularze wypełnione i opieczętowane w części A przez instytucje zagraniczne. Formularze niespełniające wymogów formalnych nie będą przyjmowane ani zatwierdzane przez wojewodę.
Formularz E401
Prawidłowo wypełniony formularz E401 w części A powinien zawierać:
- w pkt 1 dane osoby ubiegającej się o świadczenia rodzinne za granicą,
- w pkt 2 dane osoby, pod której opieką znajduje się dziecko/dzieci,
- w pkt 4 dane dziecka/dzieci,
- w pkt 5 datę i podpis urzędnika oraz pieczątkę instytucji zagranicznej wydającej formularz.
Formularz E411
Prawidłowo wypełniony formularz E411 w części A powinien zawierać:
- w pkt 1 dane osoby ubiegającej się o świadczenia rodzinne za granicą,
- w pkt 2 dane osoby, pod której opieką znajduje się dziecko/dzieci,
- w pkt 2.5 okres za jaki potrzebne są informacje instytucji zagranicznej w celu wydania decyzji,
- w pkt 3 dane dziecka/dzieci,
- w pkt 5 datę i podpis urzędnika oraz pieczątkę instytucji zagranicznej wydającej formularz.
Po otrzymaniu przez Wielkopolski Urząd Wojewódzki formularzy z serii E400, wojewoda wzywa osobę przebywającą w Polsce z dzieckiem/dziećmi o uzupełnienie dokumentów, na podstawie których ww. formularze są wypełnione w części B i odsyłane do instytucji zagranicznej.
Dokumenty niezbędne w celu potwierdzenia formularzy E401 oraz E411 przez wojewodę
Dokumenty niezbędne w celu potwierdzenia informacji zawartych w formularzach E401 oraz E411, przesłanych przez instytucje zagraniczne do wojewody to:
- oświadczenie dotyczące składu rodziny,
- formularz dla potrzeb ustalenia ustawodawstwa państwa właściwego do wypłaty świadczeń,
- zaświadczenie o pobieraniu, bądź niepobieraniu świadczeń rodzinnych oraz świadczenia wychowawczego w Polsce przez rodziców dziecka/dzieci, za okres wskazany w punkcie 2.5 formularza E411. W przypadku pobierania świadczeń, należy wskazać, jakiego rodzaju były to świadczenia, w jakiej wysokości oraz w jakim okresie zostały przyznane,
- informację dotyczącą aktywności zawodowej w Polsce osoby wymienionej w pkt. 2 formularza E411. Jeżeli osoba wskazana w pkt. 2 ww. formularza nie podlega w Polsce ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu rentowemu z żadnego tytułu, powinna wypełnić oświadczenie dotyczące braku aktywności zawodowej.
Dokumenty SED
Od 1 maja 2010 r. instytucje uczestniczące w koordynacji świadczeń przekazują między sobą informacje dotyczące osób ubiegających się o świadczenia rodzinne za granicą, posługując się Standardowymi Dokumentami Elektronicznymi (SED – STRUCTURED ELECTRONIC DOCUMENT).
Warto wiedzieć, iż SED-y przeznaczone są tylko i wyłącznie do wymiany informacji pomiędzy instytucjami. W związku z powyższym, wojewoda honoruje tylko i wyłącznie Standardowe Dokumenty Elektroniczne przesłane przez zagraniczne instytucje właściwe do wypłaty świadczeń rodzinnych. Po otrzymaniu druku SED wojewoda wzywa osobę przebywającą w Polsce z dzieckiem/dziećmi do uzupełnienia dokumentów (takich samych, jak w przypadku potwierdzania formularzy E401 i E411 przedstawionych powyżej), na podstawie których zostanie udzielona odpowiedź instytucji zagranicznej.
