Osoby, które przebywają i pracują na terenie państwa objętego koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego i posiadają rodzinę w Polsce mają prawo ubiegać się o świadczenia rodzinne za granicą. Pierwszą czynnością, jaką należy wykonać, aby taki zasiłek otrzymać, jest złożenie wniosku w zagranicznym odpowiedniku polskiej instytucji, biorącej udział w koordynacji świadczeń. Dodatkowo instytucja zagraniczna poinformuje, jakie dokumenty powinny zostać dołączone do wniosku. W każdym przypadku należy przedstawić akt urodzenia dziecka/dzieci. Urzędy stanu cywilnego, mieszczące się w poszczególnych urzędach miast oraz gmin, wydają międzynarodowe akty urodzenia dzieci. Dokumenty te nie wymagają tłumaczenia na inne języki. Wszystkie zaświadczenia niezbędne do przyznania świadczeń rodzinnych są wolne od opłat.
Po złożeniu wniosku w instytucji zagranicznej przez wnioskodawcę, instytucja ta wysyła do Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego SED, celem ustalenia sytuacji rodzinnej i zawodowej wnioskodawcy.
Dokumenty SED
Instytucje uczestniczące w koordynacji świadczeń przekazują między sobą informacje dotyczące osób ubiegających się o świadczenia rodzinne za granicą, posługując się Standardowymi Dokumentami Elektronicznymi (SED – STRUCTURED ELECTRONIC DOCUMENT). Ta wymiana informacji wynika z potrzeby ustalenia, które państwo i w jakiej wysokości powinno wypłacać świadczenia rodzinne.
SED-y, które zastąpiły wcześniej obowiązujące druki z serii E400, przeznaczone są tylko i wyłącznie do wymiany informacji pomiędzy instytucjami. W związku z powyższym, wojewoda honoruje tylko i wyłącznie bezpośrednie zapytania instytucji zagranicznych skierowane do urzędu wojewódzkiego we wskazanej formie. Po otrzymaniu takiego dokumentu elektronicznego (formularza SED) wojewoda wzywa osobę przebywającą w Polsce z dzieckiem/dziećmi do uzupełnienia dokumentów, na podstawie których zostanie udzielona odpowiedź instytucji zagranicznej.
