Osoby zainteresowane internetowym dostępem do informacji o stanie spraw, w których są stroną lub do spraw o charakterze powszechnym, aby uzyskać stosowne informacje będą musiały znać numer kancelaryjny skierowanego do urzędu pisma. I tak:
- jeżeli klient osobiście przyniesie pismo do urzędu, to w momencie doręczenia może uzyskać informację o numerze kancelaryjnym w Kancelarii Głównej lub w sekretariacie wydziału;
- jeżeli klient wyśle korespondencję do urzędu, np. za pośrednictwem poczty, to aby uzyskać informację o numerze kancelaryjnym będzie musiał przyjść do urzędu, lub zatelefonować pod numer telefonu 061 8 541 542 w Punkcie Informacyjnym.
Przekazanie numeru kancelaryjnego nastąpi po skutecznej identyfikacji zainteresowanej osoby jako strony w sprawie, zaś w przypadku sprawy o charakterze powszechnym bez konieczności pełnej identyfikacji.
Podstawową metodą identyfikacji będzie poprawne przekazanie przez zainteresowanego danych o osobie i sprawie. Przykładowym procesem identyfikacji jest poprawne podanie przez zainteresowanego obligatoryjnie:
- imienia i nazwiska
- dokładnej daty złożenia lub wysłania pisma
- opisu przedmiotu sprawy.
W odniesieniu do instytucji wystarczy podanie znaku sprawy.
Klient WUW może zwrócić się o przekazywanie informacji o numerze kancelaryjnym do pracownika merytorycznego wydziału. Wtedy tryb udzielenia informacji będzie podobny do opisanego w pkt 2.
